۱. ثبت درخواست اولیه

اطلاعات پروژه، اعضای تیم، سوابق و هدف متقاضی دریافت می‌شود.

۲. ارزیابی پروژه

سطح علمی، مستندات، نتایج و آمادگی پروژه برای مسابقه بررسی می‌شوند.

۳. پیشنهاد رویداد مناسب

مسابقات متناسب با موضوع، سن، بودجه، زمان و شیوه حضور معرفی می‌شوند.

۴. بررسی حفاظت فکری

در پروژه‌های دارای ظرفیت اختراع، ریسک افشای عمومی و نیاز به ثبت پیش از مسابقه بررسی می‌شود.

۵. آماده‌سازی مدارک

فرم‌ها، چکیده، گزارش، تصاویر، ویدئو و اطلاعات اعضای تیم تکمیل می‌شوند.

۶. ثبت‌نام مسابقه

پرونده از طریق سامانه رسمی رویداد ثبت و هزینه‌های مربوط پرداخت می‌شود.

۷. ارسال و پیگیری پرونده

وضعیت پذیرش، نواقص و درخواست‌های تکمیلی برگزارکننده پیگیری می‌شوند.

۸. آماده‌سازی ارائه

در صورت نیاز، پروژه برای پوستر، ارائه، ویدئو یا جلسه داوری آماده می‌شود.

۹. هماهنگی حضور

برای رویدادهای حضوری، برنامه سفر و الزامات اجرایی متناسب با قرارداد پیگیری خواهند شد.

۱۰. پیگیری نتیجه

نتایج، گواهی‌ها و مدارک صادرشده توسط برگزارکننده دریافت و به متقاضی تحویل می‌شوند.